身為一個企劃兼業務（對，老闆就是業務），我非常大量的使用簡報，簡報對象從政府官員（科科）、外商公司主管、中小企業老闆、新創團隊CEO、夜校學生到賣魚阿伯都有，除了自己的提案外，偶爾還也會替別的公司製作各種用途的商務簡報，每天打開ppt或keynote的頻率跟我刷FB發廢文的頻率差不多。
我將自己製作簡報的過程歸納出六個步驟，以在大量製作簡報時還能維持一定的品質，公司的同事也參考這些步驟製作簡報，成效算是挺不錯的，這六個步驟分別是：
目的、背景、架構、畫面、順序、要求
一、目的 - 為什麼要做這份簡報？
在規劃旅行時，一定會先知道目的地在哪裡，才回頭去規劃旅遊天數、到達方法、交通工具、預算、日期等，做簡報也是一樣，一定要先弄清楚簡報的目的，才知道如何規劃「到達的方式」，簡報的目的有很多，像是要客戶同意你的提案、銷售產品、和同仁達成共識、傳授學生知識等等......我自己則將目的分成三個層級：
1.建立印象
初次接觸時，讓對方對你留下你所希望的印象。
2.爭取認同
讓對方認同你的觀點或意見，覺得你所講得有道理。
3.影響行為
花那麼多心思和唇舌進行簡報，無非是希望聽過後採取某些行動，這是簡報的終極目標。
清楚目的後，再回推設計簡報的內容，就能提昇簡報的影響力。
二、背景-對方為什麼要聽這場簡報？
相對於「目的」是從自己，也就是從簡報方出發，「背景」則是對方聽這場簡報的原因，是因為業務上的需要？被逼著來上課？或是想獲得知識？越能瞭解簡報的背景，就越有機會滿足對方的需求，進而影響對方的行為，在分析背景時，我習慣從「人」、「事」、「時」、「地」、「物」去思考：
人
窗口是誰？決策者是誰？出錢的人是誰？有沒有其他具影響力的人？真正的聽眾是誰？
事
發生了什麼事必須要進行這場簡報？對方的需求是什麼？
時
有多少準備的時間？有多少簡報的時間？簡報的日期？簡報的時段？簡報的時機？
地
簡報的場地狀況，如地點、空間狀況、現場設備等，設備尤其要注意，不然常會有無法順利播放檔案的慘劇。
物
除了簡報檔案外還要準備什麼？自帶電腦？喇叭？準備紙本？特殊道具？
這個步驟感覺很繁瑣，但非常重要，所謂知己知彼，百戰不殆，事前能掌握越多資訊，準備的就越充分，也可以避免許多現場可能發生的狀況
三、架構-簡報的大綱
以前上作文課時老師都會要求先寫作文大綱，把起承轉合四個段落的重點都確認後才開始寫內容，以確保寫出來的內容符合作文想講的主題，簡報也一樣需要大綱，我個人習慣叫他「架構」，就像蓋一棟大樓，地基先打好，鋼骨結構先蓋好確認不會倒塌之後，再來做表面的包裝。
我會使用如下的表格：
| 段落 | 重點 | 備註 |
| 開場 | 吸引注意，建立印象 | 需要注意的事項 |
| 內容 | 方案內容說明、案例等 | 需要注意的事項 |
| 結尾 | 重點提醒與行動呼籲 | 需要注意的事項 |
架構看起來很簡單，但卻是最耗費心力的階段，如何將要表達的內容用簡短的句子說明清楚，且符合每個段落想達成的效果，又能兼顧敘事邏輯與順暢度等等，透過撰寫架構的過程，幫助我釐清上述的問題，引領我一步步的走向目的。
撰寫架構還有幾個好處：
1.段落清楚，條理分明
2.條理分明，方便記憶
3.方便記憶，容易理解
基本上架構完成後就會很清楚要表達的重點和順序，很容易就記起來，而因為很容易記起來，對聽的人來說也容易理解，這樣才能避免簡報後台下睡死或面無表情的窘境啊啊啊啊啊！
四、畫面-所有的元素皆有意義
架構完成後，我才會打開簡報軟體，陸續把內容編排到簡報頁面當中，呈現內容的元素有很多：文字、表格、圖片、影片、音樂等等，在這裡先不討論排版或美術的部分（因為我自己也不會用美術軟體），但有一個重點請大家一定要注意，那就是所有放在頁面上的元素都要有意義，要能服務該頁的主題！請大家回想在台下聽簡報的經驗，一定有看過那種頁面塞到全滿，充斥著花俏字體與詭異圖片或太陽公公微笑gif檔的長輩圖簡報，根本看不到重點，因為看不到重點，也不會去聽對方在講什麼，然後就台下睡成一片......
簡報是用看的不是聽的，沒在看的人一定也沒在聽簡報內容！
所以請在製作簡報時，隨時問自己「為什麼要放？有沒有意義？可以不要放嗎？」，less is more 這句話還是有點道理的。（關於排版的技巧之後再和大家分享）
五、順序-敘事的邏輯
有時候在聽簡報或是自己講簡報時，會覺得哪裡「卡卡的」，甚至會有「跳接感」，聽不懂在講什麼狀況發生，這種狀況大多是在架構階段就出了問題，如果架構是完整的卻還有跳接的狀況，那可以檢查一下每一頁的順序，在頁面切換時，是否順暢並合乎邏輯。
舉交通為例，要從臺北開車到高雄，一定是從台北出發，依序經過桃園新竹苗栗台中彰化台南高雄一路順行，不會是台北出發下一站就到台中，然後又回到新竹，突然間又到高雄了，簡報也是一樣要有合理的敘事順序和推論邏輯，才不會讓人感覺莫名其妙。
我常用「因為...而且...所以...同意嗎？」這樣的邏輯來安排頁面順序
比如說「因為受眾是國中生屁孩，而且他們不喜歡聽人說教，所以建議用胡鬧無厘頭的風格來拍攝影片，受眾比較能接受，同意嗎？」這樣的敘事順序就合乎邏輯，如果改成「建議用無厘頭的風格拍片，因為受眾是國中生屁孩，受眾比較能接受，而且他們不喜歡聽人說教，同意嗎？」，每句話的內容都一樣，但後者看起來就會有點不順暢甚至混淆，造成聽眾的困擾。
六、要求-給我一個交代
最後的最後，千萬要記住，在結束簡報前一定要對聽眾提出明確的要求，可能是「採用我的設備」、「投資我兩億」、「嫁給我不要嫁給他」等等，提出明確的要求，並等待對方的反應，對方可能會同意，也許是反對，甚至惱羞成怒拍桌走人（我還真的遇過），但總是會給簡報者各種形式的回應，而非坐在對面只是看著你笑，笑得你心裡發毛顆顆。
簡報最終的目標是讓對方採取你想要的行動
如果連要求對方都不敢，那怎麼有機會說服對方？如果不敢提要求，那何苦要花時間精力去準備這份簡報？就算沒有達到目標（大部份是無法一次達標的），但至少對方有所回應，我們才能再去思考下一步該怎麼走，一點一點地接近想要的目標。
以上六點是我在製作簡報時的心得，與大家分享，然而在開始製作前，我們還可以透過一些步驟讓簡報的內容更加精準，這部分可以參考以下文章：
簡報前要做的事