步驟一：將工作內容拆分成有順序，且明確可立刻執行的步驟
步驟二：為每個步驟分配必要的工作時間
步驟三：依情況預先加入修改的時間，將所有天數加總
如此即可推算出完成簡報所需的總工作天數，每個步驟分配的天數則可當作進度檢核點，若有狀況，也可以針對該項目進行時間調整，很快整理出新的進度表。
以我自己做簡報為例，我首先將製作簡報拆分成以下五個動作 ：
1.搜集資料
搜集簡報主題本身與其他相關的任何資訊，不僅能幫助了解主題，也站在別人已經建構好的基礎上進行發想。
2.創意發想
與人討論在資蒐過程中產生的想法，激發更多創意與可能性，再逐步收攏成可行的概念，作為撰寫簡報的材料。
3.實際撰寫
經過前面兩個步驟，精煉出明確且可執行的撰寫方向，這時我才會開始製作簡報，將之轉化成具體可視的簡報內容。
4.演練修改
第一版簡報完成後，盡可能演練給別人看，蒐集別人的回饋建議，適度的修改，讓簡報內容更精準。
5.彙整交件
撰寫完成後，準備登台展演所需的相關資料、道具、文件等，如果是以檔案的方式提供，則注意是否符合需求格式，以及其他相關輔助資料，當然，寫封用詞精簡適當的mail是不可或缺的。
上述五個步驟都是明確可執行的動作，很容易估算需要花費的時間，以圓桌經常撰寫的廣告影片提案來說，每個步驟大約需要一天的時間，總計就是五個工作天，若執行期間有異動，可以針對該階段作出調整，不至於對整體進度影響太多，保持順暢的工作節奏，準時交付工作成果。
我一直認為專業的知識工作者不應該單純倚靠靈感，更不能用沒有靈感作為延誤的藉口，嚴謹規劃工作流程，保持穩定且持續的產出，才是專業的展現。
上述五個步驟都是明確可執行的動作，很容易估算需要花費的時間，以圓桌經常撰寫的廣告影片提案來說，每個步驟大約需要一天的時間，總計就是五個工作天，若執行期間有異動，可以針對該階段作出調整，不至於對整體進度影響太多，保持順暢的工作節奏，準時交付工作成果。
我一直認為專業的知識工作者不應該單純倚靠靈感，更不能用沒有靈感作為延誤的藉口，嚴謹規劃工作流程，保持穩定且持續的產出，才是專業的展現。
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