身為GTD模式的受益者，透過這篇文章分享我實踐至今的心得與變化，希望將這套容易上手卻威力無窮的工作管理模式介紹給更多人知道。
「搞定」（Getting Things Done,GTD）模式是由時間管理大師 David Allan 發展出來的工作管理系統，許多優秀的領導者與經理人都是GTD的實踐者，透過GTD提高工作成效，並發展出更高、更有創造性的成就，透過「捕捉」、「理清」、「整理」、「回顧」、「執行」這五個步驟，將成千上萬的雜事化為具體的「下一步行動」，釋放大腦的思緒，讓人聚焦在更有價值的目標上，達到「心如止水」的狀態。
許多文章都把GTD介紹的相當透徹，很值得一讀，其中我最推薦的是由電腦玩物站長Esor撰寫的 Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版 ，本文主要和大家分享我在個人及管理團隊方面的應用心得及成果。
在個人方面，GTD讓我做到兩件事：
清空大腦，專注思考
工作、家庭、個人發展三頭燒，每天一睜開眼就有無數待辦事項湧入腦海，以前我會在紙上列出待辦清單，排出優先順序後試著一一完成，這也是一般人常用的方式，然而人生不會如你所想的順利，當我好不容易列好清單準備工作時，總會有臨時的急件插隊，當我處理完急事後，可能因為類，或是懶，於是就忽略原先排好的順序，挑簡單會有成就感的事情來做，或是乾脆就不做了，時間一久，清單越列越長，怎麼看都無法完成，乾脆就眼不見為淨當作沒這件事，結果事情積的更多，只好在列更多待辦清單，處理更多的急事，更多次的裝死，累積更多的待辦......惡性循環之下，往往讓人心灰意冷，產生「我怎麼那麼效率」的挫折感。
工作、家庭、個人發展三頭燒，每天一睜開眼就有無數待辦事項湧入腦海，以前我會在紙上列出待辦清單，排出優先順序後試著一一完成，這也是一般人常用的方式，然而人生不會如你所想的順利，當我好不容易列好清單準備工作時，總會有臨時的急件插隊，當我處理完急事後，可能因為類，或是懶，於是就忽略原先排好的順序，挑簡單會有成就感的事情來做，或是乾脆就不做了，時間一久，清單越列越長，怎麼看都無法完成，乾脆就眼不見為淨當作沒這件事，結果事情積的更多，只好在列更多待辦清單，處理更多的急事，更多次的裝死，累積更多的待辦......惡性循環之下，往往讓人心灰意冷，產生「我怎麼那麼效率」的挫折感。
GTD顛覆了待辦事項的概念，先透過「捕捉」的步驟，抓出所有事項，接著「理清」出所有事項的「下一步動作」，用「兩分鐘原則」將雜事「整理」成馬上處理（兩分鐘內可解決的事項）、不用處理（丟棄事項或參考資料）以及延遲處理（交辦他人或有時間再處理），並存放在個人信賴的清單系統中，當我把所有事物整理至清單中，之後只要依照分類的性質來處理即可，不用多加思考，最重要的是可以將這些事務「逐出腦袋」（既然已經放到系統中，何必花腦袋去記？），讓我把精力專注如何把事情做好之上。
把待辦事項逐出大腦，也免去了因為把事情放在心上，懸而未決造成的壓力，讓人得以在心無罣礙的狀態中，思考更高層級的專案或目標。
確認行動，專注執行
所有放到系統中的事項，都定義了像是「打電話詢問剪接室時間」、「等待客戶回覆修改意見」、「12月5號前往勘景」等明確的「下一步動作」，就像是一份使用說明書，只要拿著說明書，就可立即執行在當下適合的動作，舉例來說，當我外出開會，在下一個會議前有30分鐘的空檔，我就可以拿出清單，執行「打電話詢問剪接室時間」、「作品集給某客戶」等30分鐘內可以完成的事項，因為是已經明確定義過的行動，所以只要執行即可，不用再從頭思考，十分有效率，還能獲得完成事項的成就感。
所有放到系統中的事項，都定義了像是「打電話詢問剪接室時間」、「等待客戶回覆修改意見」、「12月5號前往勘景」等明確的「下一步動作」，就像是一份使用說明書，只要拿著說明書，就可立即執行在當下適合的動作，舉例來說，當我外出開會，在下一個會議前有30分鐘的空檔，我就可以拿出清單，執行「打電話詢問剪接室時間」、「作品集給某客戶」等30分鐘內可以完成的事項，因為是已經明確定義過的行動，所以只要執行即可，不用再從頭思考，十分有效率，還能獲得完成事項的成就感。
在GTD的系統下，已經排定日期時間的事項就存放到行事曆上，在日期到來之前無需掛心，只要按表操課即可，唯有一原則需要注意，登記在行事曆上的事項被視為一種承諾，非必要狀況是不容更動或忽視的，這方面則要靠個人的自律了。
在管理團隊方面，GTD讓我們做到兩事：
明確指令，有效控管
接觸GTD後，我嘗試在團隊的會議記錄後加上一欄「下一步行動」，列出每個專案的下一步動作，負責人以及交辦日期，這份會議記錄就成為追蹤團隊工作狀況，可逐項勾稽的清單。下一步行動就像明確的指令，可以很清楚的被執行，完成就回報，再接續下一步 ; 做不完也要回報，以了解問題，理清解決問題所需的下一步，就這樣一步一步前進，直到完成當初預期的目標，實際操作下來，團隊的溝通更直接，動作更明確，減少了模擬兩可，權責不清的灰色地帶，大家也因事情逐項完成，看見專案向預期的成果推進，在過程中獲得更大的成就感。
接觸GTD後，我嘗試在團隊的會議記錄後加上一欄「下一步行動」，列出每個專案的下一步動作，負責人以及交辦日期，這份會議記錄就成為追蹤團隊工作狀況，可逐項勾稽的清單。下一步行動就像明確的指令，可以很清楚的被執行，完成就回報，再接續下一步 ; 做不完也要回報，以了解問題，理清解決問題所需的下一步，就這樣一步一步前進，直到完成當初預期的目標，實際操作下來，團隊的溝通更直接，動作更明確，減少了模擬兩可，權責不清的灰色地帶，大家也因事情逐項完成，看見專案向預期的成果推進，在過程中獲得更大的成就感。
將專案拆解成下一步行動，其中一定有許多是委辦給同事的事項，管理者只要確實掌握每一個委辦事項的狀況，就可同時控管多個專案進度，避免因某個專案過於複雜或緊急而耗費大量精力，進而排擠其他專案，造成拖延的惡性循環。
加入「下一步行動」的會議記錄
內容
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下一步
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備註
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12/9 下午兩點～四點 提案技巧教育訓練
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請同仁12/5前提出想知道的相關問題
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全體同事
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11月份單據結帳
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請所有人11/30前交給會計
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全體同事
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| 周會改成例會，兩週一次，輪流找場地 |
下次例會12/13 11:00，請同事Ａ找場地
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同事A
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寢具商品清點後提供給客戶
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同事Ｂ 11/28 下班前提供給客戶
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同事B
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圓力頻道下一支影片
| 企劃組： 愛情主題，12/1出期程 製作組： 老實說系列，12/1出期程 表演講座，12/1前出期程 | 企劃組 製作組 |
充分授權，自我管理
實踐GTD至今，我已習慣將生活中所有事務（不僅只是工作方面的事務）定義出明確的下一步行動，透過google keep、Inbox和google clander三種工具，搭配隨身的筆記本做管理，不用再花心思去記憶所謂的待辦事項，把頭腦用在真正需要思考的項目上，理清未來的方向，逐步朝目標邁進 ; 即使身處多項專案，也能有條不紊的達成進度，且花費更少時間，當然我還只是GTD的新手，尚未達到書中所說的「心如止水」的境界，但在工作、家庭、個人發展等各方面，似乎都更優雅從容了一些。
以上是我實踐「搞定」GTD 工作模式的心得，與大家分享，希望會有幫助！
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