簡報前要做的事(三):建立邏輯


多數時候(尤其是商務場合),簡報的作用是為了溝通並「說服」對方採取你希望的行動,在上一篇 簡報前要做的事(二):分析資料 中,分享了我如何藉由蒐集與分析資料,找出溝通的重點,接下來則進入到與說服較為相關的環節:建立邏輯。

製作簡報前,我常用以下的格式來檢視論述的邏輯是否通順:

「因為...而且...所以...同意嗎?」



說邏輯感覺很深奧,但其實只是一個「從起點到終點的合理路線規劃」,舉交通為例,要從臺北開車到高雄,一定是從台北出發,依序經過桃園新竹苗栗台中彰化台南高雄一路順行,不會是台北出發下一站就到台中,然後又回到新竹,突然間又到高雄了,這種莫名的時空跳躍對應在簡報場合,就會造成對方聽不懂,或覺得你「報告沒重點」、「沒有說服力」的主因。 

因此在簡報製作前以及完成後,我都會問自己「對方的需求(起點)是什麼?這樣的結論(終點)是怎麼得來的?」,這個問題如果在先前的階段沒做好功課,很容易就被問倒,內部檢視還好(我的同事就常被我問到打不出來或哭哭),如果是在正式簡報的場合被客戶提出質疑還答不出來,那箇中滋味才真的難以形容。 

為了避免這種無言的窘境,一般我會使用「因為...而且...所以...同意嗎?」這樣的格式來檢視論述邏輯,比如說「因為受眾是國中生屁孩,而且他們不喜歡聽人說教,所以建議用胡鬧無厘頭的風格來拍攝影片,受眾比較能接受,同意嗎?」這樣的論述邏輯不一定很出人意表,但至少合情合理,一看就懂,如果改成「建議用無厘頭的風格拍片,因為受眾是國中生屁孩,受眾比較能接受,而且他們不喜歡聽人說教,同意嗎?」,每句話的內容都一樣,但後者看起來就會有點不順暢甚至混淆,造成聽眾的困擾。

對我來說,邏輯就像是劇本或故事的「一句話大綱」,可以讓聽眾(客戶)很輕鬆,不做太多思考就能理解故事的主旨,並且能印象深刻,要能理出這樣的大綱,就必須透過溝通了解對方確切的需求,依據需求去蒐集並分析資料後,找出明確的溝通重點,以此為核心發展溝通內容,也就是說,你必須對你要溝通的對象與內容十分了解,才能建立簡單、明確且嚴謹地論述邏輯。 

在掌握明確的邏輯後,接著是擬定敘事的架構,像是在寫劇本的分場大綱,到了這個階段,就能透過場次(順序)的安排,來設計簡報的起承轉合,發展出充滿創意與戲劇性的簡報流程,也因為先建立了明確的邏輯,讓我們得以更自由地發揮卻不至於迷失方向,這個部分就留到簡報前要做的事(四):擬定架構 中再和大家分享。